Kormányhivatal

Megyei és országos szintű együttműködés.

A Dokumentumtár megoldása keretében a minisztériumok, kormányhivatalok, kistérségek gördülékeny együttműködést valósíthatnak meg a jegyzőkkel, körjegyzőkkel, intézményeikkel.

A dokumentumok küldése és azok fogadása ellenőrizhető, továbbá összetett adatgyűjtések végezhetők, melyekkel a hivatal egyszerűen és gyorsan képes ellátni ilyen irányú feladatait.

A Dokumentumtár jelenlegi megyei partnerei:

• Budapest Főváros Kormányhivatala
• Pest Megyei Kormányhivatal
• Zala Megyei Kormányhivatal

A korábbi Zala Megyei Közigazgatási Hivatal jegyzőkkel és más közigazgatási szereplőkkel való kommunikációját hatékonyabb alapokra kívánta helyezni, és ennek érdekében 2004. novemberében belső szakemberek és külső fejlesztők által kidolgozta a Dokumentumtár rendszert.

Az internetes dokumentumküldő rendszer elsődleges célja a költség és idő hatékony kommunikáció megvalósítása volt, melynek több éves eddigi üzemelés alatt eleget is tett.

A rendszer segítségével a jegyzők tájékoztatására fordított időráfordítás a töredékére esett vissza, a költségek tekintetében pedig jelentős megtakarításokat sikerült elérni. A Hivatal által használat DOKUMENTUMTÁR.HU rendszer a kezdetek óta túllépte a 100 000. letöltést, azaz a jegyzők és további hivatalok összesen több mint 100 000 anyagot töltöttek rajta keresztül. Ezen felül jelentős számú adatszolgáltatást bonyolított, melynek nemcsak a posta, nyomtatás és papírköltsége, hanem összesítésének és ellenőrzésének költségeit is sikerült megtakarítani a dokumentumtar.hu rendszer segítségével.

A hatékony kommunikációs rendszer üzemelése nem lett volna elég ahhoz, hogy a fenti költségmegtakarítást elérje a Hivatal, szükség volt még arra, hogy a vezetés informatikai alapokon nyugvó megoldások mellett kötelezze el magát, továbbá hatékonyan meg kellett szervezni a dokumentumok feltöltésének menetét a Hivatalon belül, és nem utolsó sorban a fogadó oldal munkáját, a jegyzők tevékenységét.

A rendszert 2008. januárjától bevezette a Közép-magyarországi Államigazgatási Hivatal is, így Budapest kerületei és Pest megye önkormányzatai is napi szinten használják a Dokumentumtár rendszert.

Mára 3 kormányhivatal, több kistérség, több országos szerv, minisztérium, és az Állami Számvevőszék is használta a rendszert az ország valamennyi jegyzőjének tájékoztatására.

Írjon nekünk!